Les fournisseurs

 Les documents de travail

 

-    le bordereau de transmission des mandats ;

 

-    le dossier de mandatement ;

 

La procédure de règlement des crédits délégués

 

Les dossiers de mandatement à nous transmis sont soumis à un contrôle de forme et de fond. 

 

Le contrôle de forme sur les Crédits Délégués

 

Dès  la mise en place du budget, les notifications de crédits sont éditées et remises aux services bénéficiaires.

 

Dès la mise en place du budget les spécimens de signature des administrateurs de crédits sont transmis à la Trésorerie Générale. Ainsi, à la réception des notifications,  les ceux-ci procèdent aux différents engagements. Après la liquidation, les dossiers de mandatement  sont  acheminés au Trésorier Général, comptable assignataire. 

 

A la réception des dossiers de mandatement, le service dépenses exerce le contrôle de forme .Celui-ci porte sur le mandat de paiement, la facture définitive et le bon de livraison, les différentes signatures. 

 

 Les contrôles sur le mandat de paiement

 

-l'arrêté en toute lettre ne doit pas être erroné 

 

-l'objet de la dépense clairement indiquée; 

 

-les cachets, signatures et les noms de l'ordonnateur et du contrôleur financier sont obligatoires sur le mandat de paiement ainsi que les dates de signature. 

 

Après les contrôles sur le mandat de paiement, nous effectuons des contrôles sur la facture.

 

Les contrôles sur la facture

 

-l'identité des noms sur la facture et sur le mandat ; 

 

-l'obligation de porter sur la facture le numéro du compte contribuable, le régime et le centre d'imposition, le compte bancaire, le contact téléphonique du bénéficiaire. 

 

-la conformité des montants arrêtés en chiffre et en lettre. 

 

-le numéro de la facture et sa date d'établissement doivent figurer sur la facture, 

 

-les marchandises achetées doivent être désignées et le décompte correct.

 

Au dos de la facture, nous vérifions la certification du service fait ou de la livraison fait ensuite la liquidation et enfin la situation des crédits. 

 

Enfin nous exerçons un contrôle sur les bordereaux livraison (BL)

 

Le contrôle sur le bordereau de livraison 

 

Le bordereau de livraison doit avoir un numéro. II doit porter le nom du service bénéficiaire, la date de livraison ainsi que le détail de toutes les marchandises livrées. 

 

Enfin il faut s’assurer de l’existence de la fiche de la réalité du service fait dument visée par le contrôleur financier. 

 

Après les contrôles de forme, nous exerçons des contrôles de fond.

 

 

 

Le contrôle de fond

 

Ces contrôles portent non seulement sur la qualité de l'administrateur de crédit et l'imputation exacte de la dépense mais aussi sur la validité de la créance.

 

 

 

La qualité de l'administrateur de crédit

 

Après le vote du budget, tous les administrateurs déposent leur notification de crédits ainsi que leurs spécimens de signature à la Trésorerie Générale. Dès que nous recevons les mandats, nous vérifions les signatures au dos des factures pour voir leur conformité avec le spécimen de signature reçu. 

 

A la TGAN, seul le Trésorier Général est administrateur de crédits et dispose du pouvoir de certification. 

 

Après ce contrôle, nous vérifions la disponibilité de crédit. 

 

La disponibilité de crédit consiste à vérifier si le solde disponible peut supporter le nouvel engagement. 

 

Ce niveau de contrôle achevé, nous vérifions sur le mandat, l'exactitude de l'imputation.

 

L'exacte imputation de la dépense

 

Toute dépense est engagée sur une ligne budgétaire précise et appropriée.

 

Exemple : ligne 6212 : achat de carburant 

 

Ligne 6216 : achat d’alimentation (non destinée au personnel). 

 

Ligne 6215 : achat de fourniture technique 

 

Ligne 6211 : achat de fourniture de bureau 

 

Lorsque nous recevons un mandat d'achat de craie et de papier rame pour un établissement scolaire, l'imputation exacte doit se faire au 6215 : fourniture technique. Lorsque sur un tel mandat nous voyons 6211 : fourniture de bureau, nous rejetons ce mandat pour mauvaise imputation.